Phải khẳng định rằng giao việc là bước chuyển đổi từ kế hoạch trên giấy thành những hành động thực sự mang lại lợi ích, và những đầu việc hằng ngày chính là những mảnh ghép tạo nên thành công tổng thể của dự án trong một đội nhóm.
Để tăng hiệu suất làm việc nhóm, nhiều nhà quản lý hiện nay đã sử dụng phần mềm giao việc. Tuy nhiên, làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm đáp ứng đầy đủ tính năng giao việc – theo dõi việc – kiểm tra kết quả công việc của một số lượng lớn nhân viên, không phải nhà quản lý nào cũng nắm được.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách chọn phần mềm giao việc phù hợp nhất, cũng như review một số phần mềm tham khảo hiện nay.
1. Top 4 tiêu chí chọn phần mềm giao việc
Một quá trình giao việc hoàn thiện không đơn thuần là bạn đưa danh sách xuống và nhân viên tick vào ô vuông trong checklist để báo hoàn thành. Mỗi đầu việc được giao cần đi kèm với sự cụ thể, rõ ràng về thời hạn, yêu cầu chất lượng và đánh giá công việc. Có như vậy mới đảm bảo được mục tiêu định hướng ban đầu.
Theo đó, bạn cần dựa vào 4 tiêu chí sau để lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp.
1.1. Có thể phân chia công việc cho nhiều người theo từng dự án độc lập
Ứng dụng nhắc việc là một phiên bản rút gọn của phần mềm giao việc mà ở đó, các đầu việc chỉ được sắp xếp dưới dạng to-do list và mặc định chỉ giao cho một cá nhân – chủ sở hữu ứng dụng. Nhưng khi áp vào quy mô một đội nhóm, hiển nhiên là bạn cần giao việc cùng lúc cho nhiều nhân viên và trong nhiều dự án khác nhau.
Hãy chọn một phần mềm giao việc cho phép hiển thị công việc của các thành viên theo từng dự án độc lập. Nó sẽ tương thích với trách nhiệm quản trị ngoài đời thực của bạn, hơn là việc theo dõi xem nhiệm vụ từng ngày của nhân viên là gì. Sẽ tốt hơn nữa nếu dung lượng của phần mềm đủ lớn để lưu lại lịch sử các dự án trong thời gian dài.
Đó cũng cần là một phần mềm linh hoạt trong việc chỉ định người thực hiện đầu việc. Nghĩa là, bạn có thể tạo sẵn một danh sách dài các đầu việc rồi mới giao cho các cá nhân khác nhau, hoặc giao lần lượt từng việc một. Sau đó, để chắc chắn rằng toàn bộ kế hoạch đã đúng người – đúng việc, hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm có giao diện hiển thị công việc theo từng thành viên. Kế hoạch dự án của bạn có thể dựa vào đó để điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp.
1.2. Có thể gắn deadline theo thời gian thực và đánh dấu ưu tiên đầu việc
Chắc hẳn bạn luôn quan tâm tới deadline khi lên kế hoạch công việc. Quả thực, việc xác định rõ ràng deadline giúp ích cho cả quá trình giao việc và thực hiện công việc.
Đối với leader, việc đặt ra deadline cho nhân viên giúp bạn triển khai kế hoạch bám sát thời gian thực và dễ dàng theo dõi hơn. Bạn sẽ luôn nắm được tổng quan của cả đội nhóm chứ không phải một vài cá nhân riêng lẻ. Đó là tiền đề để phân bổ nguồn lực và sắp xếp thời gian hợp lý cho cả đội.
Đối với thành viên, mỗi deadline là một lời nhắc nhở nghiêm túc về nhiệm vụ cần làm. Họ sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc, biết được mình cần sắp xếp thời gian và độ tập trung như thế nào là phù hợp. Deadline cũng là một công cụ bảo vệ cho sự minh bạch trong doanh nghiệp bằng cách vô hiệu hoá những lời biện giải bị “quên” công việc.
Hãy chọn cho đội nhóm của bạn một phần mềm giao việc được tích hợp với Google Calendar hoặc bất kỳ lịch biểu thời gian thực nào. Với mỗi đầu việc, hãy gắn deadline và cả thời gian bắt đầu nếu có thể. Hiệu quả giao việc sẽ rõ rệt hơn nếu phần mềm đó sở hữu thêm tính năng đánh dấu khẩn cấp (được thực hiện bởi chính bạn hoặc nhân viên), giúp đội nhóm của bạn có lộ trình giải quyết công việc hợp lý.
1.3. Có thể cung cấp báo cáo kết quả và tiến độ làm việc
Một phần mềm giao việc tốt phải có cơ chế kiểm tra kết quả sau khi nhân viên đánh dấu hoàn thành công việc.
Việc báo cáo kết quả không dừng lại ở thao tác đánh dấu hoàn thành trước checklist mà phải có dữ liệu, bằng chứng cụ thể để bạn hoặc người có chuyên môn / thẩm quyền đánh giá. Rất có thể sau này bạn muốn nhìn lại hoặc chia sẻ nó tới những người khác.
Có nhiều cách để một phần mềm hỗ trợ bạn kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên như gom file kết quả các đầu việc vào một thư mục, tự động tính số phần trăm đầu việc đã hoàn thành, xây dựng biểu đồ tiến độ,… Đừng quên chú ý tới tính năng này trong phần mềm giao việc mà bạn dự định sử dụng.
1.4. Hỗ trợ nhiều giao diện hiển thị danh sách công việc
Chắc hẳn bạn không còn xa lạ gì với Gantt chart – sơ đồ thể hiện trực quan nhất mật độ công việc chia theo ngày; bảng Kanban – tập hợp công việc đã, đang và chưa làm, hay to-do list – danh sách đầu việc thông thường,… Tuỳ vào mục đích theo dõi mà mỗi loại giao diện sẽ mang lại hiệu quả đặc thù khác nhau.
Phần mềm giao việc càng được tích hợp nhiều giao diện thì càng giúp bạn linh hoạt hơn trong giao việc và quản lý công việc của nhân viên. Hãy chọn cho doanh nghiệp bạn một phần mềm sở hữu giao diện đa dạng, và quan trọng nhất là có thể tự động đồng bộ dữ liệu.
2. Review một số phần mềm giao việc phổ biến
2.1. Task Manager 20|20
Là phần mềm giao việc được phát triển bởi Orbisoft.com, Task Manager 20|20 cho phép bạn giao việc với số lượng không giới hạn.
Task Manager 20|20 hỗ trợ sắp xếp khối lượng, theo dõi tiến độ công việc và xác minh kết quả công việc. Bạn có thể giao cho nhân viên các tác vụ nhỏ trong một đầu việc lớn, sau đó phần mềm tự động cập nhật báo cáo (gồm các đầu việc quá hạn, đầu việc có deadline trong ngày, biểu đồ phân bổ thời gian,…) và xuất ra file Excel hoặc HTML. Phần mềm này có giao diện Gantt chart.
Task Manager 20|20 chỉ tương tích với hệ điều hành Windows. Hiện nay, giá của phần mềm Task Manager 20|20 bản quyền là $689 (khoảng 16 triệu VND) cho một máy tính – một con số không nhỏ, nhưng lại không có bản cập nhật miễn phí và bạn không thể chuyển nhượng lại cho máy khác
2.2. IZwork
IZwork là ứng dụng online phục vụ giao việc và chia sẻ tài nguyên trong doanh nghiệp.
Bạn có thể giao việc cho nhân viên theo dự án bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Người nhận việc chỉ nhìn thấy được các công việc được giao, đi kèm với thời gian bắt đầu và deadline cụ thể theo thời gian thực.
Tình trạng công việc (đã xong, chờ xử lý và thất bại) luôn được hiển thị rõ ràng để bạn có được cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc. Danh sách công việc của IZwork được hiển thị dưới dạng bảng với tuỳ chọn lọc theo dự án, trạng thái, deadline và người tạo. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể nhìn được những công việc bạn đã tạo và giao cho nhân viên chứ không thể kiểm soát được những đầu việc họ tự tạo ra.
IZwork hiển thị 3 trạng thái công việc Đã xong / Chờ xử lý / Thất bại
IZwork có phiên bản ứng dụng trên Android, nhưng được người dùng đánh giá là thiếu nhiều tính năng so với phiên bản trên máy tính và thường xuyên xảy ra lỗi trong quy trình giao việc.
2.3. Trello
Trello là phần mềm giao việc theo quy mô dự án, được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban – quản lý dự án trực quan theo các đầu công việc theo chiều ngang: cần làm, đang làm, đang review, đã hoàn thành,… Trong mỗi card của một đầu việc có thể tạo thêm checklist và gắn kèm deadline, tệp, hình ảnh,…
Tuy nhiên, vì hướng tới sự tối giản mà Trello có nhiều điểm trừ. Một trong số đó là báo cáo công việc. Bạn không thể theo dõi ngay được nhân viên đã hoàn thành bao nhiêu % công việc, ai trong số họ đang đạt năng suất cao trong dự án,… Nhìn vào các card độc lập, bạn và nhân viên đều không thể thấy được thứ tự ưu tiên các việc cần làm. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần sử dụng bản trả phí với mức giá cao – 9.99$/người dùng/tháng – để có thêm giao diện Gantt chart.
2.4. Wework
Base Wework là một phiên bản nâng cấp của phần mềm giao việc – còn gọi là phần mềm quản lý công việc & dự án, phù hợp nhất với đội nhóm hoặc doanh nghiệp từ 25-100 người.
Với Wework, bạn có thể giao việc cho nhân viên theo dự án hoặc các tác vụ ngoài lề. Mọi đầu việc đều có thể tuỳ chỉnh deadline, ngày bắt đầu, thêm người theo dõi, hướng dẫn thực hiện, thêm các tác vụ con và gắn thẻ Khẩn cấp để ưu tiên hoàn thành trước.
Báo cáo kết quả – bước quan trọng sau khi giao việc được Base Wework hỗ trợ rất hiệu quả. Dưới mỗi đầu việc, nhân viên upload kết quả trực tiếp lên hệ thống để bạn kiểm tra và bình luận ngay ở đó nếu chưa hài lòng. Bất kỳ lúc nào, bạn cũng có thể mở mục Báo cáo ra để xem tiến độ công việc và năng suất làm việc của dự án dưới dạng biểu đồ trực quan; những con số này bao gồm cả con số chung của dự án và con số riêng lẻ của từng cá nhân. Đây chính là quyền lực tối cao nhất mà bạn sở hữu ở một phần mềm giao việc trực tuyến.
Với Wework, bạn có thể kiểm soát kết quả thực hiện công việc được giao của đa dự án,…
… tổng quan một dự án,..
… và tiến độ thực hiện công việc được giao của từng thành viên
Đặc biệt, hiểu được nhu cầu của bạn, Wework tích hợp nhiều giao diện hiển thị danh sách công việc khác nhau. Bạn có thể linh động lựa chọn giữa bảng Kanban, Gantt chart, to-do list và nhiệm vụ chia theo thành viên chỉ với một click. Bất kỳ khi nào bạn điều chỉnh thông tin ở một giao diện, tất cả giao diện còn lại đều được cập nhật tự động bởi lẽ chúng đều thuộc một nền tảng cơ sở dữ liệu.
Về chi phí sử dụng, gói Starter của Wework chỉ có giá 1 triệu VNĐ/tháng/30 người dùng – một mức giá rẻ hơn rất nhiều so với các phần mềm có tính năng tương tự.
Kết luận
Một phần mềm tốt nhất cho đội nhóm chính là phần mềm thấu hiểu và đáp ứng được nhu cầu của bạn, từ giao việc, theo dõi công việc đến cập nhật kết quả từ nhân viên. Mong rằng bài toán giao việc này của bạn sẽ tìm được một “lời giải 4.0” nhanh chóng và chính xác nhất.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Phần mềm quản lý công việc và dự án Wework với đầy đủ tính năng hỗ trợ quy trình làm việc trong đội nhóm là lựa chọn sáng suốt nhất cho bạn. Để tìm hiểu kỹ hơn và trải nghiệm Wework, hãy đăng ký tại đây.
