Để phục vụ nhu cầu ghi nhớ và nhắc nhở con người khi cần làm một công việc nào đó, các ứng dụng nhắc việc ra đời. Hầu hết chúng có điểm chung là giao diện đơn giản, có thể định dạng cho từng “miếng giấy nhớ”, nhắc nhở bằng chuông và phù hợp để sắp xếp công việc cá nhân của người dùng. Ngày càng có nhiều ứng dụng nhắc việc như vậy phát triển và cạnh tranh trên thị trường.
Tuy nhiên, cũng bởi các ứng dụng nhắc việc hướng đến sự tiện ích, nhanh gọn cá nhân nên khó áp dụng vào một đội nhóm, hay lớn hơn là một tổ chức / doanh nghiệp. Nói cách khác, điểm yếu lớn nhất của chúng là thiếu tính cộng tác.
Để khắc phục điểm yếu này, các phần mềm quản lý công việc ra đời như một “phiên bản nâng cấp” với nhiều tính năng lập kế hoạch / dự án, cộng tác giữa nhiều thành viên, báo cáo kết quả,… Các tổ chức và doanh nghiệp có thể lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp để cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
Ở bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích sâu hơn về phần mềm quản lý công việc & dự án Wework – một giải pháp công nghệ ưu việt được phát triển ngay tại Việt Nam – để thấy được sự khác biệt giữa 2 loại công cụ này.
1. Về giao diện sử dụng
Các ứng dụng nhắc việc còn thường được gọi là ứng dụng ghi nhớ, bởi đa số chúng có giao diện sử dụng giống như các tờ giấy nhớ dán vào màn hình (ví dụ: Pnotes, Sticky Notes, Google Keep, ColorNote,…). Đôi khi các đầu việc được định dạng to-do list hoặc checklist (ví dụ: Wunderlist, Microsoft To-do, Any.DO, Todoist,…). Cá biệt là một vài ứng dụng lên lịch công việc chuyên nghiệp và phức tạp hơn như Swift To-do List.
Giao diện những “miếng giấy nhớ” của ứng dụng PNotes
Wework lại được lập trình dưới dạng một phần mềm thực sự. Nghĩa là, Wework có hệ thống thanh công cụ, các đề mục, nút bấm, biểu tượng,… đa dạng hơn cả một website thông thường. Khi click vào một đề mục, hệ thống sẽ dẫn bạn tới một giao diện khác mà ở đó, bạn có thể khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm. Các thao tác làm việc trên Wework được thực hiện theo một chuỗi chuyên nghiệp chứ không đơn giản là chỉ nhập dữ liệu và cài đặt.
Giao diện làm việc rất chuyên nghiệp của phần mềm Wework
2. Về tính năng sử dụng
Sự khác nhau về tính năng được thể hiện ngay trong tên sản phẩm: một bên chỉ giới hạn về nhắc việc, một bên là quản lý công việc và dự án toàn diện.
Với các ứng dụng nhắc việc, bạn thường chỉ dùng nó như một sự kết hợp của giấy nhớ + chuông đồng hồ. Quy trình nhắc việc thường được diễn ra như sau:
- Nhập vào tên công việc và mô tả của chúng (nếu có), tuỳ chỉnh định dạng hiển thị cho từng công việc (màu sắc, font chữ, hình dạng miếng sticky,…)
- Cài đặt deadline, thời gian nhắc nhở công việc
- Đánh dấu hoàn thành công việc
Các ứng dụng nhắc việc hướng tới sự đơn giản nên hạn chế tính năng sử dụng
Ở một số ứng dụng nâng cao, bạn có thể sử dụng thêm các tính năng khác như:
- Gắn nhãn dán cho các công việc, đánh dấu ưu tiên tác vụ
- Tìm kiếm ghi chú theo từ khoá
- Chia sẻ ghi chú với người khác
Nói chung, các tính năng của ứng dụng nhắc việc chỉ hỗ trợ từ giai đoạn lên kế hoạch đến lúc công việc được thực hiện, chủ yếu tập trung giải quyết bài toán “quên” việc của cá nhân.
Còn đối với phần mềm quản lý công việc & dự án Wework, tất cả công đoạn nằm trong dự án / phòng ban đều được hỗ trợ thực hiện từ A-Z. Đặc biệt, phần mềm đề cao sự cộng tác trong tổ chức. Nghĩa là, một dự án / phòng ban được lập ra sẽ bao gồm nhiều tài khoản khác nhau, mọi người có thể tương tác trực tiếp, làm việc cùng nhau ngay trên hệ thống.
Có thể liệt kê sơ bộ các tính năng của Wework như:
- Lập kế hoạch dự án: Wework được lập trình để người dùng tạo từng nhóm công việc, từng đầu việc nhỏ và cài đặt deadline, người thực hiện, người theo dõi, mô tả chi tiết, cung cấp tài liệu cho từng đầu việc. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể hệ thống hoá một cách đầy đủ và khoa học các tác vụ cần làm, và nhân viên cũng có định hướng rõ ràng về nhiệm vụ công việc.
- Lưu trữ dữ liệu: Hệ thống cho phép lưu trữ kết quả công việc dưới dạng text, link, file,… và lưu lại lịch sử tất cả các dự án / đầu việc. Khi bạn muốn kiểm tra lại chúng, bộ lọc theo nhiều tiêu chí sẽ phát huy hiệu quả. Một tính năng thú vị khác của Wework là nhân bản dự án bằng một cú nhấp chuột.
- Cập nhật trạng thái công việc: Khi có thay đổi trong công việc, Wework sẽ gửi thông báo tới những người có liên quan. Một email nhắc việc đều đặn hằng ngày chính là tính năng thể hiện “đẳng cấp” của Wework so với các ứng dụng nhắc việc đơn giản. Giao diện Gantt chart cũng được tự động update khi bạn điều chỉnh thông tin. Đặc biệt, Wework có tính năng tự động cập nhật tiến độ công việc và báo cáo kết quả công việc chung / từng thành viên trong dự án.
- Tương tác giữa người dùng với nhau: Phần mềm Wework phân quyền chặt chẽ cho các cấp tài khoản, nhưng luôn khuyến khích tính tương tác giữa họ. Các tính năng này bao gồm tham gia các cuộc thảo luận trên hệ thống, bình luận dưới từng đầu việc, chat trên hệ thống Base Message (được tích hợp cùng Wework),…
Wework tự động cập nhật và dự báo tiến độ dự án, thống kê kết quả làm việc của từng thành viên
Có thể thấy, 50% số tính năng trên Wework cho phép sự cộng tác từ các tài khoản khác (có thể là nhà quản lý, đồng nghiệp, cấp dưới, hay đối tác, khách hàng,…). Đó là sự khác biệt lớn nhất giữa Wework với các ứng dụng nhắc việc cá nhân. Bạn không thể take note cả một dự án trên app điện thoại, chia sẻ chúng cho người khác để họ lọc ra các việc họ cần làm; nhưng hoàn toàn dễ dàng với một thao tác thêm tài khoản của họ vào dự án. Cơ chế hoạt động này không chỉ dừng lại ở cá nhân mà còn giúp tổ chức / doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các nhầm lẫn, rắc rối có thể xảy ra trong quá trình giao – nhận và thực hiện công việc, đồng thời làm tăng tính minh bạch trong nội bộ.
3. Về khả năng tích hợp với các ứng dụng khác
Ngoài một số tính năng nâng cao, thì đa số tính năng của các ứng dụng nhắc việc hoạt động offline (không cần kết nối internet). Cũng bởi vậy, khả năng liên kết và tích hợp với các ứng dụng thứ ba rất hạn chế, gần như là chỉ có sự tương tác một – một giữa ứng dụng và người dùng.
Wework lại là một giải pháp công nghệ 4.0 trong kỷ nguyên internet kết nối vạn vật. Để sử dụng nền tảng Base Platform, bạn chỉ cần tạo tài khoản và kết nốt internet (mạng dây, wifi,…) trong quá trình sử dụng. Phần mềm Wework có cổng APIs mở nên dễ dàng tích hợp với tất cả các ứng dụng khác được phát triển bởi Base.vn như:
- Base Inside: Hệ thống truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp
- Base Request: Ứng dụng xử lý yêu cầu & đề xuất
- Base Drive: Ứng dụng quản lý tài liệu nội bộ
- Base Reports: Hệ thống báo cáo trong nội bộ doanh nghiệp
- Base Message: Hệ thống chat nội bộ
- …
Cổng APIs mở dễ dàng tích hợp Wework và các phần mềm / ứng dụng khác trên cùng một nền tảng
Các ứng dụng của bên thứ ba cũng dễ dàng tích hợp trên cùng một nền tảng với Wework. Điển hình là Email, Google Calendar, Microsoft Office và Google Drive.
Về Email, mọi thay đổi trong đầu việc đều được bắn thông báo tự động tới Wework, đồng thời tự động gửi email tới hộp thư của từng người. Các email nhắc việc hằng ngày cũng được gửi đều đặn mỗi sáng, bao gồm các việc đã đến deadline mà chưa hoàn thành. Nếu tắt tiếng chuông báo của ứng dụng nhắc nhở, công việc đó sẽ bị quên lãng cho dù bạn đã làm hay chưa. Nhưng nếu bạn chưa đánh dấu hoàn thành đầu việc trên Wework, hãy yên tâm thấy chúng hiển thị trong hộp thư mỗi ngày.
Các ứng dụng nhắc việc và Wework đều hoạt động dựa trên thời gian thực. Tuy nhiên, các ứng dụng thường sử dụng thời gian cài sẵn trên máy tính / điện thoại, còn Wework được tích hợp luôn với Google Calendar. Nhờ vậy, bạn dễ dàng nhìn được giao diện Gantt chart trên Wework và các bảng công việc phân chia theo ngày giống một cuốn lịch bàn.
Calendar được tự động xây dựng dựa trên thời gian thực của Wework
Wework cho phép người dùng tải lên các tập tin từ Microsoft Word, Excel, Power Point,… và cập nhật đường link Google Drive; sau đó mở chúng ra ngay trên hệ thống mà không cần download. Nhờ vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian, dung lượng thiết bị và tránh spam.
Ở góc trái của giao diện Wework có nút Hỗ trợ trực tuyến. Bất cứ khi nào bạn thắc mắc hoặc gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm, hãy gửi tin nhắn ngay trên hệ thống. Đội ngũ hỗ trợ sẽ ngay lập tức giải đáp cho bạn. Đây chính là ưu điểm của riêng Wework mà các ứng dụng nhắc việc không thể sánh được.
Xem theo video giới thiệu tổng quan về phần mềm Base Wework
4. Về chi phí sử dụng
Hầu hết các ứng dụng nhắc việc đều có bản phát hành miễn phí. Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng các tính năng nâng cao hơn, bạn phải trả phí với mức giá tương đối cao. Ví dụ như phiên bản đầy đủ của Evernote có mức giá 50.000vnđ/tháng hoặc 450.000vnđ/năm. Chi phí sử dụng của Wunderlist cao hơn, lên tới 4,99$/tháng hoặc 49,99$/năm.
Là một phần mềm quản lý với tính năng đa dạng từ cơ bản đến cao cấp, hoạt động năng suất và hiệu quả gấp nhiều lần ứng dụng nhắc việc cá nhân, nhưng chi phí sử dụng Wework được duy trì ở mức hợp lý. Gói Starter cho 30 tài khoản chỉ với 1 triệu đồng/tháng – nếu chia cho đầu người thì tiết kiệm chi phí hơn cả ứng dụng nhắc việc!
Phần mềm Wework giữ mức giá hợp lý cho các doanh nghiệp Việt Nam
Như vậy, nếu bạn muốn có một “chuông báo thức” chỉ cần ghi nhớ và nhắc bạn các công việc cần làm, tham khảo một ứng dụng nhắc việc miễn phí. Còn nếu bạn muốn quản lý chi tiết hơn quá trình thực hiện công việc, đồng thời cộng tác qua lại trong các phòng ban / dự án của doanh nghiệp, giải pháp tốt nhất chính là phần mềm Wework.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn trải nghiệm phần mềm quản lý công việc và dự án Wework, đăng ký tại đây.
