Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp ngày càng được ưu tiên, đặc biệt là các phần mềm / ứng dụng sử dụng nền tảng e-management hỗ trợ thực hiện dự án. Trong số đó, Asana là một công cụ khá thú vị và tiện ích giúp người dùng có thể làm việc theo nhóm mà không cần thông qua email.
1. Asana là gì? Asana giúp giải quyết bài toán nào trong doanh nghiệp?
Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm.
Ban đầu, Asana được Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật của Facebook – tạo ra và sử dụng với tư cách một ứng dụng web giúp mọi người ở mỗi nhóm có thể tự nắm bắt công việc, đồng thời biết được đồng nghiệp đã làm được tới đâu, những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng nhau phân công giải quyết.
Đầu năm 2011, Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản lý dự án và đến năm 2012 chính thức ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp. Sau đó, phần mềm Asana được đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều hành iOS với từng nhóm 15 người rồi dần dần tương thích với nền tảng Android.
Kể từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh tiện ích và tính ứng dụng cao của một giải pháp quản lý công việc. Rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ trợ giúp cho các dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare.
Asana đã phát triển ứng dụng chạy trên hệ điều hành Android và iOS
2. Tính năng nổi bật của Asana
Ứng dụng quản lý công việc Asana hoạt động theo 3 nguyên tắc:
- Thông báo công việc chứ không phải thư tín
- Trao đổi trực tiếp trên chung một trang
- Hành động đồng bộ theo nhóm chứ không riêng lẻ từng người
Các nguyên tắc này đều nhắm tới mục đích chung là công việc luôn được cập nhật nhanh chóng mà nhẹ nhàng, thể hiện sự minh bạch công tác của mỗi cá nhân, tạo ra sự đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm hay giữa các bộ phận của một dự án.
Trên cơ sở đó, Asana mang đến cho người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua những không gian (workspace) riêng cho mỗi team dự án:
- Thao tác trên đầu việc: Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, deadline hoàn thành và trình tự ưu tiên công việc. Khi một cá nhân trong dự án đánh dấu hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho tất cả các thành viên còn lại. Mọi người có thể cùng vào bình luận, ghi chú, nhắn tin và gửi file đính kèm ngay trên hệ thống.
Danh sách đầu việc trên Asana được sắp xếp trình tự ưu tiên từ cao đến thấp
- Thay đổi đầu việc: Asana hỗ trợ việc liên kết một đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép, đồng thời chuyển đổi từ đầu việc (task) thành một dự án (project) chỉ với một cú nhấp chuột.
- Tuỳ chọn giao diện hiển thị: Giống như ở nhiều phần mềm quản lý công việc khác, danh sách công việc trên Asana được chuyển đổi linh hoạt dưới dạng bảng Kanban hoặc To-do list. Ngoài ra, Asana có tính năng đặc biệt là tự động xây dựng timeline hành động từ thông tin nhập từ tệp CSV vào hệ thống
Asana có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án
- Tạo báo cáo tự động: Ở bản miễn phí, Asana cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ hoạt động ở phiên bản trả phí của phần mềm.
Giao diện báo cáo đầy đủ ở phiên bản trả phí của Asana
- Tích hợp và bảo mật: Asana được thiết kế đồng bộ với thời gian thực trên Calendar, giúp việc quản lý thời gian của người dùng được định hướng rõ ràng nhất. Nhiều ứng dụng bên ngoài cũng được tích hợp cùng như Slack, DropBox, Github,… Mỗi dự án / nhiệm vụ trên Asana được phân quyền riêng tư / công khai chặt chẽ, giúp tăng tính bảo mật cho hoạt động của doanh nghiệp.
3. Nhược điểm của Asana
Điểm trừ của Asana chính là chi phí sử dụng khá đắt đỏ. Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… nhưng chỉ giới hạn số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$ / người dùng / tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,…
Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.
Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng hoặc các công ty lớn, mà một người cần phải tham gia nhiều dự án / phòng ban khác nhau.
4. Có giải pháp nào thay thế Asana không?
Bên cạnh Asana, trên thế giới hiện nay đã phát triển nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Jira, Wework, Basecamp, Wrike,… Mỗi giải pháp lại có những tính năng đặc biệt và ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người dùng.
Ngay tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện Wework (được phát triển bởi Base.vn) tự hào lọt top các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Ngoài các tính năng cơ bản giống với Asana, Wework có ưu thế hơn ở các tính năng cao cấp:
- Danh sách công việc hiển thị ở cả 3 dạng bảng Kanban, Gantt chart, to-do list
- Có tính năng lọc đầu việc theo các tiêu chí khác nhau
- Có tính năng tạo các cuộc thảo luận chuyên sâu
- Có hệ thống APIs mở, tích hợp với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Base Apps,… và các ứng dụng có sẵn của doanh nghiệp
Wework hiển thị các đầu việc ở 3 giao diện bảng Kanban, Gantt chart và to-do list
Với các tính năng sánh ngang với các giải pháp quốc tế như vậy, nhưng Wework lại có chi phí sử dụng rất Việt Nam. Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng. Đặc biệt, Wework đã cho lên kệ tất cả phiên bản ứng dụng tương thích với mọi thiết bị di động thuộc mọi hệ điều hành.
Wework sánh ngang với các giải pháp quốc tế, nhưng chi phí sử dụng lại rất phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam
Wework phù hợp nhất với các doanh nghiệp hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, công ty nhỏ hoặc lớn đều có thể linh hoạt sử dụng giải pháp này trong việc vận hành công việc của mình.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn trải nghiệm Phần mềm quản lý công việc và dự án Wework, đăng ký ngay tại đây.
