Khi bạn đang căng thẳng suy nghĩ về kế hoạch đi du lịch, các cuộc đoàn tụ gia đình hay những món quà cho bạn bè người thân, sẽ rất khó khăn để bạn có thể duy trì sự tập trung trong công việc. Những sự mâu thuẫn này sẽ khiến những chiến lược quản lý thời gian thông minh trở nên quan trọng hơn. Dưới đây là bốn cách để bạn có thể tăng năng suất và tổ chức thời gian làm việc hợp lí trong các ngày lễ trong năm.
1. Hãy cầu kì (nhưng tinh tế)
Bạn có thể bỏ ra hàng giờ vào cuối tuần để lựa chọn kĩ càng những món quà và giấy gói quà hoàn hảo, nhưng cũng hãy biết lựa chọn ngay cả khi làm việc ở văn phòng. Thông thường, các nhà lãnh đạo đều muốn sử dụng tất cả kỹ năng và kiến thức của mình để đóng góp cho công việc càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên, việc biết khi nào cần giao lại công việc hoặc ủy nhiệm cho cấp dưới lại rất cần thiết. Một trong những sai lầm lớn nhất mà bạn có thể mắc phải là luôn cố gắng làm quá nhiều, gây ra những căng thẳng không đáng có cho chính mình và thậm chí có thể phá hỏng những công việc của toàn công ty
Một phần quan trọng của việc tổ chức thời gian là phải ý thức được số thời gian ít ỏi bạn có và học cách nói không với các nhiệm vụ mới được giao. Thông thường, việc khó khăn nhất là từ chối các yêu cầu một cách khéo léo. Hãy nói rõ rằng trong lúc này bạn không thể đảm đương thêm một nhiệm vụ nào, và bạn sẽ sẵn lòng giúp đỡ họ khi nào bạn có thể.
2. Lên một danh sách và kiểm tra nhiều lần
Mỗi người đều có một danh sách công việc phải làm (to-do list) của riêng mình. Nhưng những danh sách ghi chép như thế sẽ dễ dàng rời khỏi tầm kiểm soát của bạn bất cứ lúc nào. May mắn thay, có nhiều cách chiến lược hơn để sử dụng các ghi chú này và sẽ nó giúp bạn hoàn thành mọi công việc cần làm. Để bắt đầu, hãy chia nhỏ công việc của bạn thành nhiều phần và sắp xếp chúng thành các bước rõ ràng bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm giao tiếp và cộng tác WorkTime
Khi có những ý tưởng mới hoặc những bước phát triển quan trọng trong một dự án, hãy thêm các ghi chú và bình luận. Đừng chờ đợi bất cứ giây phút nào, vì những cơ hội tốt sẽ vuột khỏi tay bạn một cách nhanh chóng. Ngoài ra, đừng lãng phí thời gian của bạn với những việc vô ích mà trong khi đó bạn có thể giải quyết rất nhiều vấn đề khác.
3. Lên rõ một lộ trình làm việc để tránh sự mất tập trung
Đã bao giờ bạn đã phải đào một chiếc xe ra khỏi tuyết trong khi tuyết vẫn tiếp tục trôi xuống? Việc này tốn rất nhiều thời gian, giống như khi bạn cố gắng để trả lời hết đống thư trong hòm thư đến email của bạn. Nếu bạn bỏ mặc nó, số lượng email và các câu hỏi nhanh từ các đồng nghiệp sẽ nhanh chóng chồng chất lên nhiều hơn nữa.
Đó là lý do tại sao bạn phải lên kế hoạch trước khi bắt đầu kiểm tra tin nhắn của mình. Nếu bạn đặt mục tiêu cho mỗi ngày, bạn sẽ có thể giải quyết chúng tốt hơn. Đôi khi cũng có các vấn đề khẩn cấp được đưa ra, khi đó bạn có thể kiểm tra email vào các giờ nhất định trong ngày và giải quyết chúng.
4. Hãy biến các luồng công việc thành một món quà cho chính mình
Các yếu tố quan trọng nhất giúp bạn quản lý thời gian một cách khôn ngoan là thiết lập một quy trình làm việc chỉ rõ vai trò, trách nhiệm và kỹ năng của bạn. Đối với hầu hết mọi người, việc cố gắng đa nhiệm là sẽ làm giảm số lượng và chất lượng của các công việc được hoàn thành. Biết rõ được cách mình có thể đóng góp vào mục tiêu chung của cả nhóm trong khoảng thời gian có thể và có kế hoạch làm việc phù hợp, linh hoạt sẽ giúp bạn thay đổi cách nghĩ về một ngày làm việc của mình.
Tất cả những ngày cho đến khi kì nghỉ của bạn bắt đầu đều đã được lên kế hoạch. Ngay bây giờ hãy hành động một cách mạnh mẽ hơn đối với việc quản lý giờ làm việc của mình. Hãy bắt đầu ngay thôi!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Download ebook “Cẩm nang xử lý 9 vấn đề cốt yếu trong quản lý công việc và dự án” miễn phí tại đây để tìm được lời giải cho các rắc rối gặp phải trong quá trình thực hiện công việc của bạn.
